Chi tiết bài viết - Ban quản lý khu kinh tế Tỉnh

Giải pháp Phòng họp không giấy tờ - chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin và công nghệ trình chiếu vào phục vụ các cuộc họp

10:36, Thứ Ba, 15-11-2022

Với cách họp truyền thống trước đây, mỗi cuộc họp cán bộ Văn phòng cần phải tập hợp tài liệu, báo cáo; lên danh sách đại biểu; in ấn, photo tài liệu phục vụ cho các cuộc họp; việc tổ chức các cuộc họp trước đây công đoạn photo tài liệu cần thực hiện thủ công mất thời gian, tốn giấy… Vì vậy, đề tài cải cách hành chính “Giải pháp Phòng họp không giấy tờ - chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin và công nghệ trình chiếu vào phục vụ các cuộc họp” có thể xem là giải pháp tối ưu khắc phục hiệu quả những bất cập của phương pháp trước đây, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc. 

Những năm qua, Ban quản lý Khu kinh tế tỉnh Quảng Trị nói chung và Trung tâm quản lý và khai thác cơ sở hạ tầng KKT, KCN tỉnh nói riêng đã luôn thực hiện tốt việc đẩy mạnh công tác cải cách công tác hành chính, công tác quản lý nhà nước, xây dựng phương pháp làm việc khoa học, hiệu quả, công khai, minh bạch, đồng thời tăng cường đẩy mạnh sử dụng văn bản điện tử để giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan.

Cùng với bối cảnh hiện nay, khi mà yếu tố công nghệ và tính thuận lợi được đặt lên hàng đầu, cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 diễn ra mạnh mẽ với nhiều phát triển vượt bậc trong công nghệ đặc biệt là công nghệ trình chiếu hình ảnh, lưu trữ dữ liệu đám mây, thiết bị thông minh và kết nối không dây… định hướng phát triển cải cách hành chính của Ban quản lý Khu kinh tế tỉnh Quảng Trị, Trung tâm quản lý hạ tầng thông minh và hiện đại.

Xuất phát từ thực tế công việc, đề tài cải cách hành chính “Giải pháp Phòng họp không giấy tờ - chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin và công nghệ trình chiếu vào phục vụ các cuộc họp” là phần mềm hỗ trợ tổ chức các cuộc họp theo phương thức truyền thống trên môi trường mạng nhằm nâng cao chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của cơ quan, giảm thiểu tối đa việc sử dụng giấy tờ trong cuộc họp đồng thời quản lý thông tin trên cùng một hệ thống, góp phần nâng cao tính hiệu quả cũng như tiết kiệm thời gian của các phiên họp, đồng thời đem lại hiệu quả kinh tế và tăng tính kịp thời trong xử lý công việc, quản lý trong cơ quan.  

Trung tâm quản lý và khai thác cơ sở hạ tầng KKT KCN Quảng Trị trực thuộc Ban quản lý Khu Kinh tế tỉnh Quảng Trị thực hiện các chức năng quản lý, khai thác, duy tu, bảo dưỡng các công trình kết cấu hạ tầng KKT,KCN được đầu tư nguồn vốn ngân sách nhà nước trên địa bàn tỉnh; tổ chức thu phí, lệ phí hạ tầng và các loại hình dịch vụ khác phục vụ KKT, KCN; cung cấp các dịch vụ sản xuất kinh doanh đối với các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân hoạt động đầu tư vào KKT, KCN theo quy định. Ngoài ra, Trung tâm còn có nhiệm vụ tổ chức thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân quản lý và khai thác có hiệu quả công trình hạ tầng, tham gia vận động đầu tư, thu hút các dự án trong và ngoài nước vào KKT,KCN.

Với những chức năng, nhiệm vụ được giao như trên, Trung tâm phải tổ chức các cuộc họp thường xuyên, định kỳ, họp đột xuất phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Ban quản lý Khu kinh tế.

Để chuẩn bị tham gia các cuộc họp, phải chuẩn bị văn bản, tài liệu, báo cáo với số lượng lớn để gửi cho các đại biểu nghiên cứu. Với cách họp truyền thống trước đây mỗi cuộc họp cán bộ Văn phòng cần phải tập hợp tài liệu, báo cáo; lên danh sách đại biểu; in ấn, photo tài liệu phục vụ cho các cuộc họp.Việc tổ chức các cuộc họp trước đây công đoạn photo tài liệu cần thực hiện thủ công mất thời gian, tốn giấy. Một số trường hợp nhầm lẫn văn bản do chia bộ tài liệu nhầm; có trường hợp nhầm trang, có trường hợp thiếu văn bản, có trường hợp lẫn nội dung các văn bản với nhau. Khi nhầm lẫn, sai sót trong tài liệu đại biểu chỉ có thể góp ý trực tiếp với Ban tổ chức. Tài liệu cồng kềnh, phải mang đi mang về trong từng cuộc họp để nghiên cứu rất bất tiện. Việc tính toán số lượng đại biểu cần cụ thể, đúng số lượng vì nếu in thừa sẽ dẫn đến lãng phí, nhưng nếu không in dự phòng thì khi phát sinh đại biểu sẽ thực hiện lại công đoạn photo tài liệu rất mất thời gian. Chủ trì cuộc họp phải điểm danh đại biểu mới nắm được thành phần đại biểu đầy đủ, đúng thành phần hay chưa. Các cuộc họp cần biểu quyết, lấy ý kiến người họp phải thực hiện đếm thủ công dễ bị nhầm lẫn.

Đối với những cuộc họp theo kế hoạch, cán bộ Văn phòng đã rất vất vả trong việc chuẩn bị, in ấn, phô tô tài liệu; những cuộc họp đột xuất hoặc phát sinh cán bộ Văn phòng đều phải làm thông cả ngày nghỉ, giờ nghỉ, buổi đêm mới kịp chuẩn bị phục vụ các cuộc họp.

Vậy, vấn đề đặt ra là cần thiết phải có giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả xử lý công việc, tiết kiệm thời gian và đem lại hiệu quả kinh tế. Đề tài cải cách hành chính “Giải pháp Phòng họp không giấy tờ - chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin và công nghệ trình chiếu vào phục vụ các cuộc họp” sẽ khắc phục được những bất cập của phương pháp trước đây, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc. 

Với sự phát triển không ngừng nghỉ của công nghệ thông tin hiện nay: máy tính, máy tỉnh bảng, điện thoại thông minh, phần mềm ứng dụng... hỗ trợ người quản lý rất nhiều trong quá trình làm việc. Do đó, việc phát huy tính tối đa tính năng của các thiết bị tin học sẽ càng giúp người dùng tăng năng suất và hiệu quả công việc. Đề tài cải cách hành chính “Giải pháp Phòng họp không giấy tờ - chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin và công nghệ trình chiếu vào phục vụ các cuộc họp” đề xuất sử dụng phần mềm hỗ trợ với ngôn ngữ lập trình như Net Framework, P-IONE…, có khả năng tùy biến linh hoạt theo yêu cầu của người sử dụng phù hợp với xu thế chung trên thế giới trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 hiện nay... nhằm cung cấp các thông tin, trợ giúp cho các đại biểu trong kỳ họp.

Đề tài cải cách hành chính “Giải pháp Phòng họp không giấy tờ - chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin và công nghệ trình chiếu vào phục vụ các cuộc họp” có nhiều ưu điểm và cải tiến so với giải pháp cũ.

Việc ứng dụng phần mềm phòng họp không giấy tờ nhằm hạn chế, xóa bỏ việc in ấn và sử dụng văn bản, tài liệu giấy. Ngoài việc mang lại hiệu quả cao trong việc tiết kiệm chi phí in ấn, chi phí văn phòng phẩm, “Phòng họp không giấy tờ” còn tiết kiệm thời gian và chủ động hơn trong việc chuẩn bị và gửi tài liệu cuộc họp đến các đại biểu dự họp. Thêm vào đó, nội dung và hình ảnh hiển thị trên phông nền (backdrop) có thể thay đổi sinh động, nhiều màu sắc và đặc biệt có thể sửa đổi nội dung tùy ý ngay cả khi cuộc họp đang diễn ra.

Phần mềm sở hữu những tính năng vượt trội như: quản lý thông tin cuộc họp; quản lý đại biểu tham dự; thông báo – nhắc lịch họp; giám sát – điều hành cuộc họp; thống kê thông tin cuộc họp;… Phần mềm mang tới nhiều lợi ích cho các cơ quan nhà nước: cung cấp đầy đủ thông tin cuộc họp, tiết kiệm chi phí, thống kê cải thiện hiệu suất cuộc họp, ban hành quyết định họp nhanh chóng, tăng cường khả năng kết nối,..

Thêm vào đó, hệ thống phòng họp không giấy này sẽ hạn chế việc quên, sót lịch họp nhờ vào tính năng nhắc lịch. Trước khi các buổi họp diễn ra, phần mềm sẽ tự động nhắc nhở đại biểu tham dự ngày, giờ của cuộc họp thông qua SMS, Email hay Notification Mobile App... 

Bằng giải pháp này, tại mỗi cuộc họp đại biểu được trang bị một chiếc iPad hay máy điện thoại chính bản thân của đại biểu được cài đặt trên các thiết bị sử dụng hệ điều hành IOS và Android. Trên ứng dụng này tích hợp đầy đủ văn kiện tài liệu, chương trình, danh sách đại biểu, các tài liệu liên quan... Trong mỗi mục, tài liệu được sắp xếp rõ ràng, khoa học, dễ sử dụng. Hệ thống được thiết kế có tính năng bảo mật tài liệu cao.

“Phòng họp không giấy tờ” với các tính năng nổi trội như: giao diện thân thiện, khoa học, dễ sử dụng, tương thích với nhiều loại thiết bị như PC, LAP TOP, Smart Phone. Phần mềm đã được thiết kế APP trên mạng internet nên chỉ cần cài ứng dụng là có thể sử dụng được. Chi phí thấp, khả năng ứng dụng cao có thể triển khai rộng rãi trong các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh. Được đóng gói và bàn giao phần mềm nên cán bộ, chuyên viên Văn phòng có thể tự quản lý, phục vụ các kỳ họp, không phụ thuộc vào đơn vị cung cấp. Ngoài ra không phải mất chi phí dịch vụ hàng tháng cho nhà cung cấp. Thiết kế linh hoạt, mở, đa dạng về mô hình triển khai và vận hành hệ thống; dễ dàng thay đổi, đóng, mở các ứng dụng, các tính năng theo yêu cầu của người dùng. Bảo mật cao với mức độ bảo mật 2 lớp, đạt mức độ an toàn cao.

Phần mềm được cung cấp với các chức năng về lịch họp; văn kiện tài liệu kỳ họp; chương trình họp; thông tin phục vụ họp; cung cấp tính năng điểm danh và biểu quyết điện tử; cung cấp tính năng quản lý cuộc họp cho Ban Tổ chức: tạo cuộc họp; tạo/gửi giấy mời họp; quản lý thành phần tham dự phiên họp (đại biểu chính thức, khách mời, chuyên viên, các bộ phận phục vụ tuyên truyền (nếu có)) giúp Ban Tổ chức quản lý được thành phần có mặt, vắng mặt, thành viên được ủy quyền tham dự; quản lý nội dung chương trình, trình tự phiên họp, thứ tự người thảo luận, người trình bày, tài liệu kèm theo của từng nội dung; cung cấp thông tin về các thông báo; cung cấp thông tin Tổng hợp báo chí cho đại biểu: sự kiện trong nước, sự kiện quốc tế, tin tức địa phương. Đặc biệt phần mềm đã cung cấp công cụ “bóc băng” cho phép ghi âm các ý kiến thảo luận của đại biểu, ý kiến kết luận của Chủ tọa. Phần mềm cho phép chuyển từ định dạng âm thanh chuyển sang dạng văn bản text với ít lỗi nhất, do đó các ý kiến thảo luận và ý kiến kết luận được ghi lại một cách đầy đủ, chính xác. Tránh được việc bỏ sót, thiếu ý khi tổng hợp và ban hành thông báo kết luận. Đây là tính năng vượt trội của “Phần mềm hỗ trợ kỳ họp” qua quá trình thử nghiệm sáng kiến các đại biểu đều đánh giá cao về hiệu quả và chất lượng.

Bước 1: Trang bị màn hình: Hai phòng họp trở lên sẽ được kết nối lại thành một phòng họp lớn, phòng họp này sẽ được trang bị màn hình LED như một tấm bảng lớn. Màn hình LED với công nghệ hiện đại, độ phân giải màn hình LED 2.0 Pixel với khả năng hiển thị hình ảnh độ sắc nét cao và màu sắc trung thực. Với kích thước màn hình lớn (4m x 2m) có khả năng hiển thị nội dung đa dạng, mang đến cho người xem khả năng quan sát tốt hơn, rõ hơn từng chi tiết của hình ảnh hiển thị.

Bước 2: Hệ thống trình chiếu không dây công nghệ mới: Hệ thống này cung cấp khả năng kết nối và truyền tải dữ liệu hình ảnh, âm thanh không dây từ các thiết bị cầm tay và thiết bị thông minh như máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại thông minh đến hệ thống xử lý trình chiếu hình ảnh lên màn hình LED. Với khả năng kết nối tức thì, người dùng có thể truyển tải, hiển thị các nội dung cần trình bày lên màn hình LED để cùng chia sẻ thông tin với người dự họp một cách nhanh nhất và liên tục, không bị ngắt quãng, kể cả nội dung hiển thị là một đoạn phim. Nhờ kết nối không dây, người dự họp có thể hiển thị, chia sẻ nội dung lên màn hình LED khi ngồi tại bất cứ vị trí nào trong phòng họp mà không bị giới hạn về chiều dài dây dẫn kết nối như trước đây.

Bước 3: Hệ thống chia sẻ tài liệu lưu trữ đám mây (Cloud Storage): cung cấp khả năng lưu trữ và chia sẻ tài liệu đến người dự họp. Cụ thể, hệ thống cho phép bộ phận chuẩn bị cuộc họp chia sẻ (upload) tài liệu cần sử dụng trong cuộc họp lên thư mục lưu trữ trên dịch vụ lưu trữ đám mây. Người chuẩn bị cuộc họp sẽ gửi thư điện tử mời dự họp đính kèm mã code QR. Khi người dùng scan mã QR sẽ dẫn đến thư mục lưu trữ tài liệu, người dự họp có thể tải về xem trước để chuẩn bị ý kiến phát biểu trong cuộc họp. Tại cuộc họp, từ thiết bị thông minh được cung cấp, người dự họp có thể truy xuất vào thư mục tài liệu dự họp (trên dịch vụ lưu trữ đám mây) mà không cần mang theo hoặc in ấn các tài liệu này.

Một số phần mềm lưu trữ đám mây sử dụng phổ biến như: Amazon Drive, One Drive, Google Drive, Dropbox, Box,… Trong số đó, phần mềm  Google Drive là một trong những ứng dụng lưu trữ đám mây tốt nhất trên Android được hầu hết dân văn phòng sử dụng. Google Drive cung cấp đến 15GB lưu trữ trên mây miễn phí cho tài khoản người dùng mà nó còn được tích hợp hàng loạt các tính năng hàng đầu khác.

Không chỉ cung cấp khả năng lưu trữ dữ liệu, Google Drive còn cho phép người dùng chia sẻ tài liệu, hỗ trợ làm việc nhóm, chỉnh sửa thông tin, giúp người dùng thực hiện các thao tác nhanh chóng qua đó tiết kiệm thời gian khi sử dụng.

Sau khi chuyển tài liệu vào hệ thống Google Drive, bộ phận văn phòng sẽ gửi được link đến các thành viên tham gia cuộc họp.

Bước 4: Cuối cùng và cũng là phần quan trọng nhất, các bộ thiết bị sử dụng cho người dự họp: Bộ thiết bị này gồm các máy tính bảng, điện thoại với cấu hình mạnh, tương tác nhanh, trang bị đầy đủ bàn phím và bút cảm ứng. Các máy tính bảng, điện thoại được cài đặt sẵn các phần mềm phục vụ cho phòng họp không giấy như phần mềm kết nối đến thư mục trực tuyến lưu trữ các tài liệu, thiết lập sẵn sàng kết nối không dây chia sẻ hình ảnh và âm thanh đến màn hình LED.

Sau khi hệ thống triển khai, người chuẩn bị cuộc họp và người tham gia dự họp có thể bắt đầu sử dụng hệ thống theo quy trình như sau:

Với phương pháp đề tài cải cách hành chính “Giải pháp phòng họp không giấy tờ - chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin và công nghệ trình chiếu vào phục vụ các cuộc họp” có thể áp dụng cho viên chức Trung tâm quản lý và khai thác cơ sở hạ tầng KKT, KCN Quảng Trị - Ban Quản lý Khu kinh tế tỉnh trong việc quản lý quy hoạch các Khu kinh tế, Khu công nghiệp. Bên cạnh đó, phương pháp này có thể nhân rộng cho tất cả các phòng ban, đơn vị nếu cần giúp bố trí hợp lý và linh hoạt các cuộc họp, làm việc cả về nội dung, thời gian, địa điểm, bảo đảm xử lý công việc nhanh, tập trung vào những nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách.

Giải pháp mà đề tài cải cách hành chính “Giải pháp phòng họp không giấy tờ - chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin và công nghệ trình chiếu vào phục vụ các cuộc họp” đưa ra có thể mang lại hiệu quả và lợi ích lớn trong hoạt động công vụ của người công chức quản lý, cụ thể: Giảm văn bản hành chính trong phòng họp, đẩy nhanh hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian, chi phí, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác, nâng cao hiệu lực hiệu quả công tác chỉ đạo điều hành của các cấp; Tiến tới xây dựng thành công chính quyền điện tử, tạo lập môi trường, phong cách làm việc ngày càng công khai, minh bạch và tiện lợi hơn cho người dân. Việc hình thành nền hành chính không giấy tờ là cơ sở quan trọng để xây dựng chính phủ số, nền kinh tế số, xã hội số...; Quá trình triển khai giúp Văn phòng bố trí hợp lý và linh hoạt các cuộc họp, làm việc cả về nội dung, thời gian và địa điểm, bảo đảm xử lý công việc nhanh, tập trung vào những nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách. Từ đó thực hiện tốt công tham mưu tổng hợp, điều phối, bảo đảm thông tin, bảo đảm hậu cần, phục vụ kịp thời, có hiệu quả sự chỉ đạo điều hành của cấp trên; Mang lại khả năng ứng biến tức thời; thông tin thông suốt, liên tục); Mang lại hiệu quả công nghệ (cho phép lưu lại toàn bộ nội dung cuộc họp ở dạng biên bản điện tử). Trong thời gian họp diễn ra có thể cập nhật bổ sung các tài liệu liên quan kịp thời để các đại biểu dự họp có thể tham khảo ngay mà không cần phải chờ đợi cung cấp các bản sao bằng giấy; Phục vụ được các cuộc họp mang tính cấp bách như chỉ đạo, giải quyết các vấn đề về an ninh chính trị, kinh tế - xã hội, thiên tai, dịch họa…Vừa giải quyết nhu cầu cấp bách, vừa giải quyết nhu cầu chỉ đạo thường xuyên, liên tục cùng một lúc khi có sự cố xảy ra; Tiết kiệm thời gian, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác chuyên môn và tiết kiệm hàng chục triệu đồng văn phòng phẩm. Đặc biệt đã tránh được những sai sót trong sắp xếp tài liệu. Các đại biểu có nhiều thời gian hơn để nghiên cứu tài liệu nên chất lượng thảo luận được nâng lên; Giúp rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu quả từng cuộc họp, tăng cường tương tác giữa các thành viên dự họp, giảm chi phí cho việc họp hành, nhất là giúp lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, nhanh chóng, chính xác; Việc ứng dụng sáng kiến cũng sẽ là một bước đột phá mạnh mẽ nhằm thực hiện chủ trương của Chính phủ để tạo lập nền tảng cho những bước phát triển mới của Chính phủ điện tử hướng tới nền quản trị quốc gia, quản trị xã hội thông minh, hướng tới nền hành chính hiện đại, không giấy tờ. Đây là một cải cách hành chính lớn, cải thiện  môi trường đầu tư, kinh doanh tại Trung tâm quản lý và khai thác CSHT KKT KCN Quảng Trị; Không chỉ vậy, đây còn thực sự là một sản phẩm “Xanh” cho môi trường, bởi việc hạn chế sử dụng các sản phẩm cung cấp cho văn phòng như túi cúc bằng nhựa, kim bấm, bút…, giải pháp này chính là giải pháp xanh không chỉ giúp chúng ta tiết kiệm tài chính về lâu dài, mà còn gửi đi thông điệp rằng chúng ta đang nỗ lực vì hành tinh xanh./.

 

Nguyễn Hữu Hạnh Nhân

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

Đường dây nóng
hotline
Trưởng ban: 
Ông Phạm Ngọc Minh
0982.595.373
Phó Chánh VP: 
Ông Nguyễn Phước Đại
0903.535.945
Trưởng phòng QLĐTDN: 
Ông Nguyễn Văn Tuấn
0914.064.845
 

 

 

 

Ban Quản lý Khu kinh tế tỉnh Quảng Trị
ĐC: 91 Lê Duẩn, TP Đông Hà, Quảng Trị 
ĐT: 0233.3859713 - Fax: 0233.3551729 - Email: bqlkkt@quangtri.gov.vn