Hiện tại, việc kiểm kê tài sản phải thông qua nhiều bước thủ công, gây mất nhân lực và thời gian đi kiểm kê nhiều lần nhưng vẫn không thể đảm bảo độ chính xác tuyệt đối để quản lý chặt chẽ,… Vì vậy, sáng kiến ứng dụng mã QR trong công tác kiểm kê tài sản có thể xem là giải pháp hữu hiệu khắc phục những bất cập của phương pháp cũ, qua đó góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác kiểm kê tài sản. 

Quy trình kiểm kê tài sản là một trong những công việc cơ quan, đơn vị phải thực hiện ở cuối năm tài chính, nhằm nắm bắt được số lượng, chất lượng, giá trị của tài sản và nguồn vốn theo đúng quy định pháp luật.

Thực tế cho thấy việc tiến hành kiểm kê tài sản theo truyền thống có rất nhiều bất cập và mất thời gian như người thực hiện kiểm kê sẽ phải tháo mác tài sản hiện đang dán và sau khi kiểm tra, đối chiếu sẽ phải thực hiện dán mác mới vì có sự thay đổi thông tin, cần cập nhật thông tin mới qua từng năm. Mặc khác, mác tài sản không thể thể hiện được hết thông tin cần biết: Nguồn mua sắm tài sản, nguồn gốc tài sản chuyển từ đơn vị nào sang đơn vị nào, hay từ nhân viên nào sang nhân viên nào sử dụng? Lịch sử sử dụng như nào: ngày mua, ngày xuất dùng, lịch sử sửa chữa,… Tình trạng ra sao: đang sử dụng hay hỏng hóc, thanh lý,… Đã khấu hao hết chưa? Số lượng đang là bao nhiêu? Lần kiểm kê gần nhất là khi nào?... Dẫn đến các vấn đề như: Mất nhân lực và thời gian đi kiểm kê nhiều lần, mất nhiều thời gian làm báo cáo mà vẫn không chính xác, quản lý không chặt chẽ có thể dẫn đến mất mát, thất thoát tài sản trong quá trình sử dụng, lưu chuyển. Do đó, cần có 1 phương pháp khác nhanh chóng, hiệu quả hơn.

Trong bối cảnh hội nhập quốc tế sâu rộng và cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, Đảng và nhà nước xác định xây dựng Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số, xã hội số và nền kinh tế số là một trong những ưu tiên hàng đầu hiện nay.

Với sự phát triển của công nghệ 4.0 giúp nâng cao hiệu quả công việc, giảm thời gian, nhân lực ở mọi lĩnh vực. Và kiểm kê tài sản cũng là một lĩnh vực hoàn toàn có thể áp dụng công nghệ 4.0 để thực hiện tiết kiệm thời gian nhưng đem lại hiệu quả hơn. Hiện nay công nghệ kiểm tra qua mã QR đã trở nên phổ biến với chúng ta. Kiểm kê tài sản bằng mã QR là cánh tay đắc lực giúp công tác sử dụng, quản lý, điều chuyển tài sản luôn được thực hiện hiệu quả.

Mã QR (Quick Response) là một loại mã vạch ma trận có khả năng chứa thông tin lớn và có thể được đọc bằng các thiết bị di động.

Mã QR giúp tạo ra một cách đơn giản và hiệu quả. Mỗi tài sản được gắn với một mã QR riêng biệt, chứa thông tin liên quan đến tài sản, như tên, ngày mua, giá trị, vị trí, người sử dụng, bảo hành, lịch sử bảo trì, sửa chữa,…

Đối với sáng kiến, giải pháp ứng dụng mã QR trong công tác kiểm kê tài sản, đây là 1 trong những nội dung thuộc lĩnh vực xây dựng và phát triển chính phủ điện tử, chính phủ số. Cụ thể là hiện đại hóa hành chính, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và các sáng kiến, giải pháp trong công tác quản lý điều hành,  xử  lý công việc chuyên môn, nâng cao chất lượng, hiệu quả công vụ.

Khi cần truy xuất thông tin về tài sản, người quản lý chỉ cần quét mã QR bằng điện thoại di động hoặc máy quét mã vạch. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác trong quản lý tài sản.

Bước 1: Xác định thông tin quan trọng cần lưu trữ về từng tài sản

Bước 2: Tạo mã QR cho tài sản, bao gồm thông tin đã xác định ở Bước 1

Bước 3: Gắn mã QR lên tài sản, ví dụ như dán trực tiếp lên thiết bị hoặc gắn vào thẻ tài sản.

Bước 4: Khi cần truy cập thông tin tài sản, quét mã QR và nhận được thông tin ngay lập tức

Ứng dụng mã QR trong kiểm kê tài sản có thể áp dụng cho nhiều cơ quan, đơn vị. Chỉ cần đơn vị có được thông tin của tài sản và nhập dữ liệu vào phần mềm tạo mã QR 1 lần duy nhất.

Sử dụng mã QR giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình kiểm tài sản. Thông tin về tài sản được lưu trữ một cách tự động và không cần nhập liệu thủ công, loại bỏ nguy cơ sai sót do con người gây ra. Quản lý tài sản trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Thay vì phải tìm kiếm thông tin trong danh sách thủ công, mọi người có thể truy cập thông tin chỉ bằng một lần quét mã QR. Điều này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể. Ngoài ra, mã QR đảm bảo rằng thông tin về tài sản luôn được cập nhật và chính xác. Khi có sự thay đổi trong thông tin tài sản, bộ phận kế toán cũng như người muốn tra cứu thông tin có thể sử dụng mã QR để có được thông tin một cách dễ dàng, đầy đủ và đảm bảo tính chính xác./.

Thực hiện: Kiều Giang