Khu Kinh tế - Thương mại đặc biệt Lao Bảo được thành lập vào năm 1998 theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, xuất phát từ chủ trương của Bộ Chính trị hai nước Việt  - Lào, nhằm cụ thể hóa Hiệp định hợp tác kinh tế, văn hóa, khoa học và kỹ thuật giữa Chính phủ hai nước.

Sau hơn 20 năm hình thành và phát triển, Khu KT-TM đặc biệt Lao Bảo đã đạt được những kết quả nhất định, góp phần đẩy nhanh tốc độ đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng, thu hút đầu tư, phát triển sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu quả phát triển kinh tế - xã hội một cách rõ rệt tại địa phương miền núi huyện Hướng Hóa và tác dụng lan tỏa đến các khu vực khác.

Từ khi thành lập cho đến nay đã có 26 quy hoạch đã được phê duyệt, trong đó bao gồm: 04 quy hoạch chung, quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế xã hội và 22 quy hoạch chi tiết xây dựng đã lập và được phê duyệt, với tổng diện tích các quy hoạch chi tiết đã được phê duyệt là 1.788,77 ha.

Như vậy, với thời gian hình thành, xây dựng và phát triển của Khu kinh tế TM-TM đặc biệt Lao Bảo tương đối dài và số lượng các đồ quy hoạch được phê duyệt tương đối lớn. Vì vậy, việc quản lý quy hoạch vừa đảm bảo giải quyết các công việc hiệu quả nhất vừa tuân thủ các quy hoạch, tính thống nhất, tránh chồng chéo giữa các quy hoạch là vấn đề đặt ra trong công tác quản lý. Xuất phát từ thực tế công việc, “Giải pháp quản lý hồ sơ quy hoạch nâng cao hiệu quả hoạt động công vụ” nhằm tạo thuận tiện cho quá trình tra cứu, lưu trữ hồ sơ quy hoạch được phê duyệt từ lâu (chỉ còn lưu bản giấy ở kho tài liệu, không có file mềm); giảm thời gian tìm kiếm, đảm bảo tính tiện lợi, cơ động để đáp ứng kịp thời yêu cầu công việc, góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng triển khai công tác cải cách hành chính tại cơ quan.

Với 26 quy hoạch thuộc Khu KT-TM đặc biệt Lao Bảo thì có 18/26 quy hoạch được phê duyệt trước năm 2005. Với bối cảnh lịch sử thời bấy giờ, công nghệ máy tính chưa phát triển như hiện nay, nên các hồ sơ quy hoạch chủ yếu được lập bằng thao tác thủ công, không có phần mềm chuyên dùng (Autocad, Lumion3D, Revit…) như hiện nay. Do đó, toàn bộ các đồ án này đang được lưu trử dưới dạng file giấy tại kho (gồm 01 bản thuyết minh A4 và khoảng 10 bản vẽ quy hoạch ghép khổ A0, A3 các loại đối với 01 hồ sơ quy hoạch) và trải qua thời gian dài sử dụng nên một số hồ sơ quy hoạch bị rách, phai màu.

Trong quá trình xử lý công việc, thông thường khi cần sử dụng các thông tin liên quan đến quy hoạch như: vị trí, ranh giới quy hoạch; quy hoạch sử dụng đất, điện, nước, giao thông; chỉ giới xây dựng, chỉ giới đường đỏ; điều lệ quản lý xây dưng…thì phải tốn lượng thời gian rất lớn để tìm kiếm, tra cứu lại các thông tin từ hồ sơ quy hoạch tại kho dẫn đến việc chậm trong quá trình giải quyết công vụ. Bên cạnh đó, việc sử dụng các bản đồ quy hoạch giấy A0 này rất bất tiện trong các buổi hội họp cũng như đi khảo sát thực địa và dễ thất lạc, rách nát.

Vậy, vấn đề đặt ra là cần thiết phải có giải pháp nâng cao hiểu quả quản lý các hồ sơ quy hoạch này, đảm bảo tính tiện lợi trong quá trình tìm kiếm, tra cứu, sử dụng.  “Giải pháp quản lý hồ sơ quy hoạch nâng cao hiệu quả hoạt động công vụ” khắc phục được những bất cập của phương pháp trước đây, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc.

Với sự phát triển không ngừng nghỉ của công nghệ thông tin hiện nay, các loại máy móc, thiết bị như: máy tính, máy in, máy scan, máy chiếu…hỗ trợ người quản lý rất nhiều trong quá trình hoạt động công vụ. Do đó, việc phát huy tối đa tính năng của các thiết bị tin học này sẽ càng giúp người dùng tăng năng suất và hiệu quả công việc. “Giải pháp quản lý hồ sơ quy hoạch nâng cao hiệu quả hoạt động công vụ” đề xuất phương pháp sử dụng máy scan để “mềm hóa” các hồ sơ quy hoạch đã được phê duyệt từ lâu, chỉ có bản giấy để lưu trữ tại kho. Với phương pháp cụ thể là dùng máy scan để quét toàn bộ các hồ sơ quy hoạch này (thuyết minh, bản vẽ A3, quyết định phê duyệt quy hoạch, giấy phép xây dựng...) lưu về các thư mục trong máy tính theo danh sách đánh số thứ tự để thuận tiện cho việc tìm kiếm, sử dụng tra cứu thông tin quy hoạch, trình chiếu tại các cuộc họp hoặc chuyển lên điện thoại để xem khi đi khảo sát thực địa đảm bảo tính cơ động, tiện lợi trong hoạt động công vụ.

“Giải pháp quản lý hồ sơ quy hoạch nâng cao hiệu quả hoạt động công vụ” có nhiều ưu điểm và cải tiến so với giải pháp cũ, cụ thể như sau:

- Tiện lợi, tiết kiệm thời gian: Việc sử dụng các file scan hồ sơ quy hoạch đã được lưu trong máy tính sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian thay cho việc tìm kiếm hồ sơ tại kho như trước đây, giúp giải quyết công việc hiệu quả hơn, tăng năng suất làm việc.
- Tính cơ động: Các file scan hồ sơ quy hoạch có thể dễ dàng được copy, truyền file sử dụng trình chiều cho các buổi hội họp, khảo sát thực địa, đây là điều mà giải pháp cũ không thể đáp ứng được.

- Phổ biến, dễ chia sẽ: Khi đã hoàn thành việc “mềm hóa” dữ liệu bằng máy scan, những người có nhu cầu sử dụng hồ sơ quy hoạch này có thể dễ dàng chia sẽ file cho nhau; thuận tiện cho công tác cung cấp hồ sơ trong nội bộ cơ quan cũng như giữa các sở, ngành, địa phương.

- Khả năng lưu trử cao: Việc sử dụng file scan sẽ lưu trử rộng rãi trong các thiết bị tin học như: máy tính, điện thoại, USB, ổ cứng, đám mây… Do đó, đảm bảo tính lưu trử cao, không bị thất lạc trong quá trình sử dụng. Bên cạnh đó, việc hạn chế sử dụng bản giấy của hồ sơ quy hoạch (bản gốc) sẽ tránh sự rách nát, hư hỏng bản này, đảm bảo lưu trử tốt tại kho.

 “Giải pháp quản lý hồ sơ quy hoạch nâng cao hiệu quả hoạt động công vụ” gồm các bước thực hiện như sau:

- Bước 1: Tập hợp hồ sơ quy hoạch đã lưu tại kho.

Chuẩn bị hồ sơ quy hoạch tại kho

- Bước 2: Sử dụng máy scan (trường hợp không có máy scan có thể dùng phần mềm CamScanner trên điện thoại) scan các hồ sơ quy hoạch (thuyết minh, bản vẽ A3, quyết định phê duyệt quy hoạch, giấy phép xây dựng...).

Scan tài liệu bằng điện thoại

- Bước 3: Mở các thư mục lưu file scan có đánh số thứ tự, sắp xếp theo từng nhóm, theo từng khu có cùng điểm chung (theo nhóm: ví dụ nhóm quyết định phê duyệt quy hoạch, nhóm giấy phép xây dựng…; theo khu: ví dụ khu công thương mại dịch vụ, khu công nghiệp tân thành…).

Lưu file hồ sơ đã scan

- Bước 4: Sử dụng các file đã scan để phục vụ cho nhu cầu công việc: xem, tra cứu thông tin, trình chiếu, khảo sát thực địa, chia sẽ thông tin, copy, lưu trử thông tin.

File PDF của các hồ sơ quy hoạch sau khi scan

Trong quá trình thực hiện, nếu không có thời gian để scan toàn bộ các hồ sơ quy hoạch thì có thể trong quá trình hoạt động công vụ, khi có công việc cần giải quyết liên quan đến hồ sơ quy hoạch nào thì kết hợp tìm kiếm và scan hồ sơ quy hoạch đó. Dần dần sẽ tích hợp được toàn bộ hồ sơ quy hoạch cần thiết lưu trử thành kho dữ liệu trên máy tính, bản thân tác giả đề tài đang áp dụng phương pháp này.

“Giải pháp quản lý hồ sơ quy hoạch nâng cao hiệu quả hoạt động công vụ” đưa ra có thể mang lại hiệu quả và lợi ích lớn trong hoạt động công vụ của người công chức quản lý, cụ thể:

- Tiết kiệm thời gian giành cho việc tra cứu, tìm kiếm thông tin liên quan đến hồ sơ quy hoạch. Kho dữ liệu sau khi “mềm hóa” luôn có thể mang theo trên máy tính, điện thoại có thể sử dụng bất cứ nơi nào.

- Chuyển từ file giấy sang file mềm để phục vụ các buổi hội họp, khảo sát thực địa đảm bảo tính cơ động, tiện lợi trong hoạt động công vụ. Thay vì phải “ôm một chồng hồ sơ” để sử dụng thì bây giờ đã có sẵn file mềm lưu trữ.

- Dễ dàng chia sẽ “kho dữ liệu mềm” - tài liệu đã scan cho những người có nhu cầu cần sử dụng.

- Lưu trữ rộng rãi, lâu dài trên các thiết bị lưu trử: USB, ổ cứng, lưu trữ đám mây…và tránh nguy cơ thất lạc, rách nát hồ sơ quy hoạch gốc./.

Tác giả bài viết: Lê Quang Sơn